[金碟系统在物资监管中的作用] 物资部的作用

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金碟系统在物资监管中的作用

金碟系统在物资监管中的作用 一、金碟系统实施前存在的问题 三交联合项目部于2012年3月22日成立,成立初期的物 资管理尚处于磨合中,主要表现在:1)物资验收、入库、 出库流程的关键环节缺乏有效控制;
2)物资计划审核流程 尚不成熟,缺乏严肃性;
3)现场采购职责不明确,使部分 生产物资库存短缺;
4)各种与流程匹配的原始单据及报表 不健全;
因此使物资管理工作无法有序进行。经过4个月的 强化管理,虽然物资管理工作取得了突破性提高,但是在数 据共享、物资编码等方面仍存在以下几项问题:
1.1数据不共享 由于物资出入库数据不共享,使物资帐与财务帐相对独 立。每月物资盘点及重点报表上报后,库管员与财务需要花 大量的时间进行核对,影响工作效率。

1.2物资管理效率低 在物资出入库方面,库管员每日不仅需要手写大量的单 据,还要核对物资编码与出库实物是否一致,井号及用途是 否正确;
在物资台账管理方面,每月底需要手工核对台账中 大量信息,如滞留物资时间、物资到货时间、单井物资明细 等。综上原因,使物资管理费时费力、效率低。

1.3库存物资缺少分析 对重点物资、常用物资的合理储备数量、合理储备天数 及物资消耗规律缺少分析,容易造成超储或短缺,使库存长短不齐,急用的缺料,不急用的库存滞留不少。3.4物资编 码不规范由于物资数量多、种类繁杂,物资编码都是库管员 根据物料属性手工编制,无专业的编码规则,因此个别物资 出现一物多码,一物多个计量单位的状况,影响出库和盘点 的工作效率。

二、物资管理应用效果 金碟系统自2012年8月运行至今,已平稳运行近5个月, 期间顺利支持2012年年终物资盘点、年终物资结算,系统内 录入出入库单据900余张,保证数据的准确并实现关联单据 共享,成为业务主管部门不可或缺的管理工具,其应用效果 可简要概括如下:
2.1规范物资管理流程 金碟系统物资管理流程从生产源头开始,奥瑞安能源国 际有限公司商务部每月根据三交联合项目部物资需求计划 所签订的采购合同,在系统内创建采购订单;
项目部物资管 理部对采购订单下推入库,库管员根据各部门领取物资的用 途在系统内进行出库操作。从制度和流程上,对各种原始单 据、报表及其他信息载体中的各种基础数据和信息进行规范, 并制定严格、精细的标准,形成按规章办事、按流程操作的 管理氛围。

2.2完善物资计划管理的严肃性 物资管理部每月汇总、编制物资需求计划,通过项目部 经理层统一审批,报奥瑞安能源国际有限公司商务部;
商务部严格按提报的物资需求计划制定采购计划,并实施采购。

没有物资需求计划,不允许实施采购,使计划、采购、管理 职责清晰,保证物资计划管理的严肃性。

2.3实现采购订单过程跟踪 采购订单在金碟系统中形成后,相关业务主管部门可以 利用采购订单查询功能对订单进行跟踪。通过不同物料采购 订单编号查询订单和采购合同的执行情况,如批准是否通过、 是否收货、是否结算等,通过显示采购订单历史可以查看已 入库物料凭证、退库物料凭证、未入库物料凭证等信息,实 现采购订单过程跟踪。

2.4保证数据的准确性 金碟系统将入库验收、提交、审核、出库、退库等以工 作流方式自动传递,避免了重复抄写和录入的失误,保证实 物资产收、发、存的正确性、及时性,也为保证帐实相符奠 定了基础。同时,金碟系统采用数据库方式管理,相应的数 据保存时间更长,使用时提取速度更快,各种数据保存的广 度和深度都是手工操作无法比拟,更加便于数据的汇总、分 析和对比。

2.5强化库房日常事务管理 金碟系统的实施使库房、计划岗可以准确地掌握可用库 存量,根据计划缺口合理储备,在保证生产物资供应的前提 下,最大限度降低库存,减少存货资金占用。各项库存物资 的收、发、存都处于实时监控中,有利于及时发现问题,管理者可直接分享相关数据、从不同角度去读取信息,更及时 全面地对库存物资进行调控,主要包括以下几个方面:1) 验收入库管理。物资入库包括采购入库、生产物资退库等形 式,金碟系统将采购订单、入库单结合起来,对到货、入库 进行有效控制,使采购结算、入库管理协同工作。2)领料 管理。系统要求对领料的用途作出严格区分,并将领用物资 数据传递给物资模块,使领料单的功能在系统中得以进一步 细化。与原来人工手写料单相比,大大减轻劳动力,缩短单 据的流转时间,提高数据的及时性、准确性。3)库存查询。

库存是生产数据重要的信息之一,系统内百余种物资,由采 购岗按类编制物资编号,库存物资明细帐在系统中反映得清 清楚楚,库房岗只需经过电脑查寻,即可知道是否有库存, 提高了工作效率。生产经营和采购也能根据准确的库存数据 组织生产,使库存更加合理,既不出现短缺,又不造成积压。

各项库存物资的收、发、存都处于实时监控中,真实反映库 存价值,实现最佳库存储备。图1给出了库房管理具体流程。

2.6合理解决库房区域划分问题 利用金碟系统中物资编码的分类,将库房物资划分为发 电机配件区、地面物资区、排采物资区、油品区、其它物资 区,对物资实行一物一卡,各别物资粘贴标签;
通过物资编 码,提高库管员出库时的工作效率,同时也改变原来手工业 务对物资编码基础工作要求不高导致的一物多码、一物多个 计量单位的状况。2.7实现相关数据共享 金碟系统将物资帐与财务账合并、统一,使出库、入库、 退库、盘点各业务环节相互对应和相互协调,通过金碟系统 使得数据在上述单据中关联,增强可跟踪性和可回溯性,具 有关联度高,信息准确的特点。

2.8实现物资系统与财务同步管理 对物资管理而言,只要发生库存物资的移动,系统都会 同步生成财务凭证。这种同步生成财务凭证的方式,既减少 了物资与财务对账中出现的问题,又减轻财务人员核算工作 量,同时还可以随时提取相关信息,为领导决策提供参考信 息。综合所述,通过实施金碟系统后,物资管理工作在流程 规范、物资编码、计划、采购、库房等方面,取得了统一数 据标准、规范操作行为、优化业务流程的显著效果,从而实 现该物资管理信息化、精细化的全面提升。金碟系统的建设 应用,使项目部的物资管理实现了跨越式的进步。

三、建议 金碟系统已平稳运行近5个月,这5个月的实际应用表明 金蝶系统是非常适合三交对外合作项目物资管理的,但仍有 不足之处。下面结合系统的运行现状、考核机制等各种因素, 对进一步提高金碟系统提出如下建议供参考:
3.1充分做好各项基础管理工作 系统运行之初,出现库房有料而在线上发不出来、部分 业务在线上不能及时处理、库房实物与帐不能对口等问题。出现这些问题的原因,关键是我们各项基础管理工作不适应 金碟系统管理的要求。通过一些列配套的工作制度逐渐完善, 目前实现了线上实施监控库房业务,初步达到了信息集成共 享、管理科学严谨规范、业务运作高效等目的,其应有的作 用正在逐步显现出来。

3.2充分认识金碟系统在三交对外合作项目物资管理的 实施风险 金碟系统物资管理实施是一项企业管理的改革,是改革 就必然面对传统与革新的冲突,那么它在实施中困难是不可 避免的,如工作习惯的改变,新流程操作的适应等。每一位 参与实施金碟系统物资管理的业务人员要充分认识系统实 施风险,严格、认真、持续地在所属业务中完成各自的工作。

3.3制定工作流程、规范考核机制 建立日常运维工作流程和相应工作记录,及时更新相关 文档。对于系统变更有流程管控和记录,对用户提出的问题 进行有效跟踪和管理,形成金碟系统的问题库,积累运维经 验,明确各类问题的提报、审批流程并监督用户严格执行。

建立应用考核机制,坚持客观准确地反映金碟系统的应用情 况。采取系统自动提取考核数据的方式,评估考核数据处理 的准确性、完整性和及时性,提升系统运维质量。

本文来源:http://www.fi9.net/gongwenxiezuo/guizhangzhidu/2019/1107/62660.html

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